Машиночитаемая доверенность, или МЧД, подтверждает полномочия представителя в электронном взаимодействии. Это структурированный электронный документ, обычно XML-файл, из которого система считывает сведения о доверителе, представителе и разрешенных действиях. Скан бумажной доверенности таким документом не становится. Не всякая МЧД требует нотариального удостоверения: форму определяют по поручению и требованиям закона.
Для чего нужна МЧД
Сотрудник подписывает электронные документы за компанию своей квалифицированной электронной подписью. МЧД подтверждает его право действовать от имени компании в указанных пределах.
МЧД используют при обмене документами с контрагентами, подаче отчетности и работе в информационных системах. Руководитель, уполномоченный действовать от имени организации без доверенности, использует свои полномочия напрямую.
В каких случаях обращаться к нотариусу
Для обычного электронного документооборота компании доверенность может оформить руководитель с надлежащей квалифицированной электронной подписью. Нотариус необходим, когда этого требует закон: в частности, для полномочий на нотариальные сделки, подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок, распоряжение зарегистрированными правами — с предусмотренными законом исключениями.
По общему правилу доверенность, выдаваемую в порядке передоверия, удостоверяют нотариально. Однако это правило не применяется к передоверию юридическими лицами, руководителями филиалов и представительств юридических лиц; самостоятельные требования к форме конкретного полномочия сохраняются. Само включение права передоверия в первоначальный документ не означает, что любой такой документ обязательно нотариальный.
В случаях, когда закон допускает нотариальное удостоверение, доверитель может выбрать его добровольно. Нотариально удостоверенную электронную доверенность подписывает квалифицированной электронной подписью нотариус, а документы по поручению — сам представитель своей подписью.
Прием в нашей нотариальной конторе
Сейчас в нашей нотариальной конторе можно оформить МЧД от организации или индивидуального предпринимателя. Оформление МЧД от гражданина, не являющегося ИП, пока технически недоступно. На данный момент удостоверение проходит только при личном посещении нотариальной конторы.
Формат и полномочия
Принимающая информационная система определяет поддерживаемый формат и способ передачи МЧД. В доверенности указывают разрешенные действия, срок и ограничения. При передоверии учитывают исходную доверенность и всю цепочку полномочий.
Что проверить после оформления
Готовую МЧД передаем в электронном виде с электронной подписью либо направляем на электронную почту через специальную систему. МЧД обычно содержит XML-файл и файл электронной подписи, например SIG. Сохраните весь полученный комплект файлов и передайте его в принимающую систему по ее правилам.
Перед использованием проверьте подпись, срок, объем полномочий и доступный статус доверенности. Если сервис отклоняет файл, сохраните текст ошибки и укажите этап загрузки: это поможет выяснить причину отказа.