Статьи 103.8 и 103.9 Основ законодательства о нотариате позволяют изменить носитель документа с сохранением его юридической силы. Нотариус изготавливает электронный документ из бумажного или бумажный из электронного и подтверждает совпадение их содержания. Это помогает, например, передать доверенность в другой город без пересылки бумажного экземпляра курьером.
Процедура подходит не для любого исходника. Простой скан, фотография на телефоне и распечатка файла сами по себе не становятся равнозначными документами.
Из бумаги в электронный документ
Представьте нотариусу бумажный документ. Он проверит, допустимо ли преобразование, изготовит электронный образ и подпишет его своей квалифицированной электронной подписью. Полученный документ сохраняет юридическую силу представленного исходника.
Для этого направления прямо исключены документы, удостоверяющие личность, и сделки в простой письменной форме. Нельзя таким способом получить равнозначный электронный паспорт или придать обычному подписанному договору нотариальную форму.
Важен и вид исходника. Если предъявлена допустимая копия, преобразование сохраняет значение этой копии, а не превращает её в оригинал. Если получателю достаточно заверенной копии, уточните, требуется ли именно равнозначность или свидетельствование копии.
При личном обращении с бумажным документом собственная квалифицированная электронная подпись заявителя для этого преобразования не нужна. Электронный результат подписывает нотариус.
Из электронного документа в бумажный
Нужен исходный электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью. Нотариус проверяет подпись и её принадлежность лицу, от которого исходит документ, затем изготавливает бумажный экземпляр с удостоверением равнозначности.
Сохраните полный комплект файлов. Если подпись находится отдельно, передайте и документ, и файл подписи. Не пересохраняйте документ в новый PDF, не исправляйте его и не заменяйте фотографией экрана: изменение файла может сделать проверку подписи невозможной.
Изображение подписи директора и печати внутри справки не означает наличия квалифицированной электронной подписи. Если справку об отсутствии задолженности прислали обычным сканом, сначала попросите выдавшую организацию предоставить надлежащий электронный или бумажный документ. Нотариус не может восполнить отсутствующую подпись удостоверением равнозначности.
Как получить документ в другом городе
Допустим, доверенность нужно использовать при сделке в другом городе. Сначала оформляют доверенность с подходящими полномочиями. Затем при необходимости нотариус преобразует бумажный документ в электронный и организуется его передача. Если получателю нужна бумага, другой нотариус изготавливает её из надлежащего электронного документа с удостоверением равнозначности.
Получатель не может заменить последний этап собственной распечаткой. Но обратное преобразование не всегда требуется: иногда организация принимает электронный документ непосредственно. Поэтому заранее выясните, какой вид документа ей нужен.
Передача документов через нотариуса и удостоверение равнозначности — самостоятельные действия. Получение электронного документа ещё не означает, что он доставлен конечному адресату.
Пределы удостоверения равнозначности
Если документ предъявляет представитель, необходимо проверить его полномочия для нужного обращения. Для иностранного получателя отдельно выясняют требования к переводу, легализации или апостилю: равнозначность их не заменяет.
Удостоверение подтверждает соответствие содержания. Оно не доказывает правдивость изложенных фактов, не устраняет недействительность сделки и не продлевает срок доверенности. Отмена доверенности сохраняет значение и для изготовленных из неё равнозначных документов.
Получение результата
Срок зависит от объёма, пригодности исходника и возможности проверить электронную подпись. При передаче между городами учитывайте также согласование получения и изготовление нужного экземпляра. Согласуйте время получения бумаги с нотариальной конторой, которая будет ее выдавать.
Если нужен документ в Москве или его получение в другом городе, сообщите нотариальной конторе вид исходника и задачу получателя. Это позволит согласовать нужную процедуру и комплект файлов до приёма.