Нотариальная копия подтверждает соответствие копии представленному документу. Она не подтверждает автоматически подлинность самого исходного документа или истинность изложенных в нем фактов. Перед обращением уточните, принимает ли получатель копию и какие страницы ему нужны.
Что подтверждает копия
По статье 77 Основ законодательства о нотариате при свидетельствовании верности копии проверяется ее соответствие документу. Достоверность сведений, законность содержания, личность подписанта и его полномочия этим действием не удостоверяются. Если получатель просит подтвердить нахождение человека в живых или в определенном месте, проверьте самостоятельные процедуры удостоверения этих фактов.
Выписку можно засвидетельствовать, если документ решает несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Она должна полностью воспроизводить часть документа по выбранному вопросу.
Оригинал и копия с копии
Потребуются документ, удостоверяющий личность, и оригинал либо надлежаще засвидетельствованная копия, с которой допускается изготовление новой копии. Сообщите количество экземпляров и требования получателя. Заранее сообщите число страниц и уточните, можно ли изготовить копии в нотариальной конторе.
Нотариус проверяет состояние документа. Подчистки, неоговоренные исправления, повреждения, нарушение целостности или нечитаемые фрагменты могут препятствовать действию. Не следует самостоятельно обводить печати, дописывать текст или восстанавливать подписи.
Копию можно изготовить с копии, верность которой уже засвидетельствована нотариально или в другом установленном российским законодательством порядке. Обычная ксерокопия этому условию не соответствует. Если оригинал утрачен, проверьте возможность получить дубликат нотариального документа.
Иностранный документ и перевод
Иностранный текст, печати и удостоверительные отметки требуют отдельной оценки. Может понадобиться перевод, а для использования иностранного официального документа — проверка правил легализации, апостиля или международного договора. Требования зависят от страны, вида документа и цели предъявления.
Копия и перевод нужны для разных задач. Порядок работы с переводчиком разобран в статье «Нотариальный перевод документа».
Если получатель просит засвидетельствовать подпись, перейдите к порядку оформления подписи. Для договора может требоваться удостоверение сделки.
Электронный документ и равнозначность
Обычный скан не равен бумажному оригиналу. Если у документа есть электронный оригинал с надлежащей электронной подписью, может применяться удостоверение равнозначности, а не свидетельствование копии с распечатки. Важно сохранить сам подписанный файл и данные, необходимые для проверки подписи.